Ростов-на-Дону,
ул. Красноармейская, 200,
офис 604 (6-й этаж)

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ

ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ

Приоритеты определяют ЧТО нам важно, и в свою очередь базируются на наших ценностях. Начать эту тему я бы хотела не с основ тайм-менеджмента, а с того, кто в вашей жизни на первом месте. 

Кто для вас самый главный человек? 
Чьи интересы и потребности имеют приоритет для вас? 
Кто стоит в центре вашей жизни? 

Ведь все задачи, так или иначе, будут упираться в этот пункт! 
Поэтому для человека, у которого есть понимание своих ценностей, который в контакте со своими потребностями, осознает последствия своего делания или неделания чего-то — трудности ответа на вопроса «Как расставить приоритеты?» не будет. 

Мне помнится случай с моей клиенткой, которая на сессии сказала фразу – «я на весь год в приоритет поставила учебу. Я мало спала, мне некогда было поесть, я падала в обмороки....». И пришла она, что неудивительно, с истощением, кучей обострившихся заболеваний в свои 22 года и отсутствием любых желаний. Ведь идя на пути своей цели — отличной учебы — она забыла о себе, точнее о своем здоровье. И только когда начались с этим проблемы, она осознала ценность здоровья. Здоровье — базовый ресурс для каждого.

авс 1.jpg

Создать карусель             

Бывает ли у вас так, что вы не находите времени для правильных вещей в своей жизни? Можно сколько угодно декларировать о том, как вам важно свое здоровье, съедая при этом фастфуд и запивая колой.... как говорится, поступки всегда красноречивее слов. 

«Человека характеризует две вещи - его поступки и на что он тратит деньги». Это и определяет его истинные ценности. Не те, что он готов озвучить, а те - согласно которым он выстраивает свою жизнь.

А потому, чтоб понять свои приоритеты - составьте список ценностей, что для вас важно, и расставьте их по степени важности для вас. Затем сравните, сколько ваших ежедневных действий соответствуют вашим ценностям. Делаете ли вы на самом деле то, что считаете важным для себя? Есть ли отклонения? Что вы можете сделать, чтобы изменить это? 
Только построение своей деятельности в соответствии с внутренними ценностями делает нас счастливее.

Если понимания значимости задач для себя нет, если человек не опирается на важное, тогда что становится приоритетом ? То, что создаёт проблему! Например, у меня заболел зуб. Если для меня здоровье — истинная ценность — я в ближайшее возможное время пойду к врачу. А если не очень, то я выпью анальгин, боль утихнет – и приоритет для меня останется таким, какой был до зубной боли, а именно - делать все что наметила ранее, не отвлекаясь на это. И так может быть до тех пор, пока боль не станет нестерпимой и анальгин уже перестанет помогать. Тогда мне придется все отложить и пойти к врачу. 
То есть только когда стало невмоготу - это стало моим приоритетом. 

И так везде! Когда люди начинают ставить в приоритет семью, и уделять внимание жене и детям? Когда нависла угроза развода. Когда студенты берутся за сессию? В ночь перед ней – потому что откладывать уже некуда, и это становится приоритетом № 1, оттесняя все прочее. Профилактикой никто заниматься не любит. Ждем «жареного петуха». И это базовая проблема в расстановке приоритетов. Пока последствия далеки, не очевидны, кажется что их можно избежать – мы будем иметь соблазн медлить. Феномен откладывания на потом. А когда уже есть проблема – начинаем действовать, собираемся.

авс 2.jpg

Но даже если я руководствуюсь своими ценностями, все разно могут быть трудности в расстановке приоритетов, связанные со страхом, страхом ошибиться, опасением определить значимость и порядок дел «неверно» (а мы это узнаем только по последствиям). Но иногда только через действия можно понять «как стоило поступить». Из ошибок рождается опыт. Это касается не столько рабочих задач, но и жизненных приоритетов. 

Для того чтоб начать двигаться по пути к своим целям и задачам, нам эта цель должна быть интересна. То есть она для нас уже стала приоритетна за счет эмоции интереса, мы выделили ее среди прочих других. Например, из разных вариантов обучения мы все равно выберем какой -то один. Время, бюджет, направления профессионального развития — не безграничны. Можем ли мы ошибиться? Да. Поэтому по дороге у нас будет немного волнения и страха. Он нужен для безопасности, важно чтоб этот страх нас удерживал от необдуманных поступков, но не мешал продолжать действовать. 

При движении к целям нормально, если нам немного грустно, ведь что-то остается позади. Когда я иду вперед, вношу какие-то изменения в свою жизнь согласно своим приоритетам – я от чего то отказываюсь. Например, выбирая красивую фигуру, я отказываюсь от позднего ужина и пирожных. Или выбирая карьеру с командировками, я отказываюсь от части времени с семьей. И тут тоже включается приоритетность– от чего готов отказаться? Люди часто держаться за старое. Поэтому решения принимать трудно, трудно выбирать, так как страшно рисковать. 

И потому нам понадобиться немного гнева, здоровой агрессии для преодоления препятствий, для готовности идти на обдуманных риск. Также важно давать себе несколько попыток, чтоб не разочароваться при первых неудачах. А они будут, ведь все новое вначале – трудно, и результат не гарантирован. Особенно это касается не мелких рутинных дел, а более масштабных перемен в жизни. 

У гуру менеджмента Питера Друкера, говорится об этом же, что расстановка приоритетов— вопрос не столько расчета, сколько смелости. Какая-то доля риска всегда остается. «Лучше всего перестать бояться этого риска помогает экономическая концепция «альтернативной стоимости». Потратив 500 рублей на поход в кино, вы потеряли не 500 рублей, а завтрак, который могли купить на эти же деньги. Или, например, потратив полчаса на выполнение маловажного дела, вы потеряли не полчаса времени, а результат, который могло вам дать выполненное за эти полчаса более важное дело. И наоборот: риск получить нахлобучку за невыполнение маловажного дела может окупаться тем результатом, который вы получили, потратив время на важное дело для вас». 

И тут мы подходим к балансу личных и рабочих целей. 

Кто-то может возразить, что когда ты работаешь и выполняешь распоряжения руководства, то тут уже не до личных приоритетов. И соглашусь, и в то же время нет. С нашей точки зрения, строя карьеру, имеет смысл выбирать такого работодателя, где реализация его целей позволяет вам осуществлять ваши. «Нет интересов дела, есть только личный интерес», - об этом как раз говорит Михаил Ефимович Литвак. И когда мои цели и цели компании совпадут – тогда и с развитием, гармонией и приоритетами дела обстоят лучше

Об этом, кстати, написано у Глеба Архангельского, который 
под важными делами имеет в виду дела, важные для вас, а не для вашего начальства, если у вас таковое имеется. «Говоря о приоритетах, мы имеем в виду исключительно личные приоритеты. Таким образом, менее приоритетная для фирмы задача, дающая вам существенные результаты, например, в смысле личного развития, может быть более приоритетной для вас. Проще говоря, мы предлагаем вам рассматривать цели компании как подзадачи собственных целей, и отношения с работодателем как отношения обмена (обмена временем, или помощью в достижении целей друг друга), а не подчинения (заметим, что «рассматривать» не означает «ставить начальство в известность о таком своем взгляде на вещи»). Такой подход позволит вам распределять время, исходя из личных целей и ценностей, но при этом находиться с работой в состоянии не конфликта, а согласования интересов и максимальной взаимополезности.»

Задач всегда много. И их будет всегда больше, чем вы способны сделать. И с этим нужно смириться. Процитирую Викторию Чердакову:« Желание сделать все и сразу – дурацкое желание. Невозможное. Надо делать главное, а остальное – пусть завалится». А вот выделить главное в своей работе – как раз признак вашего профессионализма и компетентности. Ведь только вы знаете – за что вам платят зарплату и каких результатов от вас ждут. Ну а если пока не знаете, то методом проб и ошибок как раз сможете для себя эту приоритетность вывести. Ведь мы уже договорились, что какая- то доля риска все равно будет. В любом случае, если не можете сами, на то у вас есть руководитель, который может помочь вам этот приоритет расставить. Ну а вы уже их фильтруете сами, исходя из того, что ваши интересы как сотрудника в развитии и реализации ВАШИХ ЦЕЛЕЙ должны быть тоже реализованы.

Как расставлять приоритеты, когда наваливается сразу много задач? Привычных способов справиться с этой ситуацией два (Архангельский): «увеличение рабочего дня (чтоб за день успеть сделать больше) и «интенсификация управленческого труда», т.е. разговор по двум телефонам одновременно, привычка к поверхностному и невдумчивому чтению документов, и т.д. Оба способа одинаково плохи. Почему? 

авс 3.jpg

Создать карусель             


1.     Увеличение рабочего дня отнимает у вас гораздо больше будущего времени за счет потери здоровья. Ведь если больше времени проводить на работе, откуда то его придется забрать — чаще всего за счет сна, спортзала, прогулок — всего того, что восполняет ваш физический и эмоциональный ресурс и делает вас более работоспособным

2.     «Интенсификация» работы приводит к тому, что вы действуете полуавтоматически, не имеете возможность как следует осмыслить решаемые вопросы, и качество ваших решений резко снижается.

Совмещение дел – вариант проигрышный, ведь многозадачность – это миф. Мы на самом деле не делаем два дела одновременно, мы просто переключаемся от одного к другому. Об этом говорит и народная мудрость про двух зайцев, и доказывают психофизиологические исследования. 

«Итак, мы заведомо не можем сделать всех дел, которые нам необходимо сделать. Следовательно, необходимо каким-то образом отсеять лишнее. Таким образом, тема чистки от лишнего оказывается неразрывно связанной с темой приоритетов: чтобы выделить главное, приоритетное, нужно предварительно отсечь неважное».

«Чем адекватнее ваша картина мира, чем лучше вы понимаете, чего хотите и насколько это соответствует сложившимся обстоятельствам, тем легче вам будет выделить и отсеять ненужные, навязанные дела. Расстановка приоритетов является результатом скорее понимания, осмысления ситуации, чем расчета и взвешивания. Поэтому важно уделять много внимания не только характеру самих дел, но и вашему отношению к ним, их месту в вашей картине мира». (Г.Архангельский)

Итак, как выбирать самую важную задачу в каждый момент времени?
Принимая какое-либо решение, мы, осознанно или нет, руководствуемся некими критериями приоритетности  (бизнес-тренер Анатолий Шаульский) 

«Например, приобретая автомобиль, Вы оцениваете его по нескольким важным для Вас параметрам: внешний вид, комфорт, безопасность, бренд, скоростные или внедорожные качества – у каждого свои предпочтения. Подобные критерии должны применяться и при выборе наиболее приоритетных задач на работе. Например, в Японии у госслужащих есть жесткое правило: первыми выполняются задания, поступившие от руководителей высшего звена, затем – от руководителей более низкого уровня и так далее по нисходящей. В российских компаниях нет таких жестких правил, поэтому нужно проделать определенную работу, чтобы осознать, какими критериями вы руководствуетесь (или хотите руководствоваться) при выборе первоочередных задач. Другими словами, нужно выработать собственные критерии, которых Вы будете придерживаться во всех без исключения рабочих ситуациях. 

Как выработать свои критерии. Прежде всего составьте список всех возможных критериев, на основании которых Вы можете судить о степени приоритетности задачи. Изначальный перечень может оказаться весьма объемным. Это не страшно, важно выделить три-четыре ключевые для Вас позиции

Критерии для оценки приоритетности задачи 

Данные критерии называли руководители на тренингах, посвященных планированию и тайм-менеджменту. 

  • Значимость результата. 
  • Источник постановки задачи.(ранг руководителя, который поставил задачу, например) 
  • Последствия невыполнения задачи. 
  • Наличие дедлайна (конечного срока выполнения). 
  • Времязатратность. 
  • Возможность делегирования. 
  • Степень сложности. 
  • Возможность избежать контроля. 
  • Наличие ресурсов для выполнения задачи в данный момент. 
  • Возможность отмены или переноса сроков. 
  • Степень новизны и неизвестности задачи. 
  • Входит ли выполнение задачи в должностной функционал. 
  • Личное отношение к выполнению задачи. 
  • Понятность задачи».(По материалам Анатолия Шаульского) 

Всякий раз, когда перед Вам стоит много задач и нужно выбрать, за какую взяться в первую очередь, сверяйтесь со своими критериями!

Завершая тему, хочу затронуть еще один вопрос. Бывает у вас так - задачи поставлены, план написан, приоритеты расставлены - а дело стоит! И вроде надо, важно, а то ли сил нет, то ли интерес пропал, или еще что-то находится, что кажется более важным. И все это ведет к откладыванию на потом .... Как быть?

Я для себя нашла два решения, которым и хочу поделиться

1- иногда надо просто тупо отложить. Ну и что, что на сегодня запланировано. Но - тут я свое состояние хорошо знаю (!), что если оно у меня такое вяло-сонно-нехотящее - то заставлять себя смысла нет. Только силы потрачу. Или сделаю на волевом усилии, но потрачу на это несравнимо больше времени, чем когда "душа лежит". А потому - иногда просто позволяю себе плыть по течению. И в другой день, вернувшись к этому вопросу с другим настроем - решу эту задачу легко и почти без усилий. 

2- Сопротивление все-таки придется преодолеть! (особенно если на задачу не находится нужного настроения уже не первый раз) и тогда я просто планирую время начала и сколько готова потратить минут-часов.
Я сажусь (беру с собой чай / воду / кофе - если хочется. Беру сразу, чтоб не отвлекаться в процессе) И отключаю все - телефон, всплывающие окна, закрываю документы, которые не относятся сейчас к делу, убираю все лишнее со стола.

И.... делаю. Сначала да, медленно, со скрипом. Но потом физиология играет на моей стороне, минут через 15 — о, чудо, организм вработался! И так у всех, ведь это закономерность. И спустя отведенный час я понимаю, что так разогналась, что уже не могу остановиться. 

Часто, на откладывание и постоянное держание в голове мысли о незавершенном деле уходит гораздо больше сил, чем на его завершение! Проверено мной. И мне это тоже помогает в расстановке приоритетов. 

Алина Бородина, психолог,
телесно-ориентированный терапевт

 

Подпишитесь и получите 5 видеоуроков бесплатно.

Нажимая кнопку Вы даете согласие на обработку персональных данных.